Documentos comerciales

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• Pedido de cotización: es lo que se le pide a los proveedores para saber que calidad, que precio y que plazos de pago ofrece cada uno de ellos.
• Ficha de stock: en ellas se detallan las entradas y salidas de los bienes. También permite verificar la existencia de bienes después de cada operación y suministra datos a cerca del stock mínimo y el stock máximo que se deben mantener en los depósitos.
• Presupuesto: es un documento o informe que detalla el costo que tendrá un servicio en caso de realizarse. Permite a las empresas, gobiernos, organizaciones privadas y familias, establecer prioridades y evaluar la consecución de sus objetivos.
• Remito: Es una constancia de envío de mercadería desde su lugar de origen o punto de venta principal al usuario intermedio o final. Este documento sirve luego para generar la factura de cobro por dicha mercadería.   El remito debe tener un numero de serie plenamente reconocible, y se puede usar para demostrarlo ante la policía para dejar en claro que se trata de mercadería en transito no robada. Se extiende por triplicado: el original se entrega al adquiriente, el duplicado queda con el vendedor, y el triplicado permanece en la sección deposito para dar constancia de las mercaderías salidas.
• Orden de compra: es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artículos a un precio convenido. También especifica los términos de pago y de entrega. La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y presentar una factura.
• Factura: es un documento escrito que el vendedor entrega al comprador detallando las mercancías que le ha vendido. Con este documento se hace cargo el cliente y se contabiliza su deuda a favor del vendedor.

La factura debe extenderse por duplicado: el original queda en poder del comprador , el duplicado queda para el vendedor.

·         Nota de debito: es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor por el concepto  que se indica en la misma nota. Cuando el vendedor quiere poner un conocimiento al comprador de que ha cargado en su cuenta una determinada cantidad de dinero, emite una nota de debito.

·         Nota de credito: es el comprobante que un comerciante envía a su cliente, con el objetivo de comunicar la acreditación en su cuenta de una determinada cantidad por el motivo expresado en la misma. La nota de crédito disminuye la deuda o el saldo de la misma y siempre origina una disminución en la cuenta del comprador o deudor.

·         Recibo: es un escrito o comprobante en que se declara haber recibido una suma de dinero. Este documento debe ir firmado por el receptor para indicar que se esta de acuerdo con el convenio de pago También se llama recibo a las facturas que las empresas prestadoras de servicios públicos (Telefónica, Gas Natural) envían a sus clientes para que paguen.